diva-e hat kürzlich für einen führenden deutschen Großhändler im Bereich Sanitär- und Gebäudetechnik einen neuen B2B-Shop mit innovativen und umfangreichen Funktionen entwickelt. Der Shop bietet Kund:innen umfassende Self-Service-Optionen, die es ihnen ermöglichen, Anfragen zu stellen, Angebote zu prüfen und anzunehmen, Mengenkontrakte und Reservierungen zu planen, Lieferscheine und Rücksendungen zu verwalten, Rechnungen zu bearbeiten sowie Offline-Bestellungen und nicht shop-bezogene Dokumente zu bearbeiten.
Automatisierung: Der Schlüssel zur Effizienz
Durch die Plattform werden automatisierte Erinnerungen verschickt und umfassende Übersichten zugänglich gemacht – Kund:innen sind dadurch nicht mehr auf Vertriebsmitarbeitende angewiesen, um den Status von Lieferungen und Rechnungen zu prüfen. Vertriebsteams können Industriekund:innen stattdessen gezielt auf diese Self-Service-Funktionen hinweisen, sodass sie jederzeit informiert und auf dem neuesten Stand bleiben.
Da bei jedem Transaktionsschritt ein neues Dokument entsteht, sammeln Kund:innen oft Hunderte oder Tausende von Dokumenten an – mit einem Gesamtvolumen, das schnell in die Millionen geht. Um diese große Menge an Daten effektiv zugänglich zu machen, sind fortschrittliche Such- und Filterfunktionen erforderlich.
Die Herausforderung: Daten effizient verwalten und zugänglich machen
Wie können wir Daten für Kund:innen mit begrenzter Zeit und unterschiedlichen digitalen Kenntnissen effektiv bereitstellen? Diese Nutzer:innen bevorzugen meist moderne Oberflächen und Apps oder Systeme, die leicht zu erlernen sind. Die Lösung musste daher einfach und funktional zugleich sein – intuitiv, aber dennoch leistungsstark.
Die Standard-SAP-Methode, die auf einer Suche in der ERP-Datenbank basiert, konnte diese Anforderungen nicht erfüllen. Daher war eine neue und innovative Lösung für den Shop erforderlich.
Benutzerfreundliches Dokumentenmanagement implementieren
Wie gelangen die Dokumentendaten in den Shop?
Mit über 12 Millionen Dokumenten ist das Volumen erheblich. Viele dieser Dokumente enthalten Hunderte von Positionen, was sie zu groß macht, um vollständig im Shop geladen zu werden.
Um dies zu bewältigen, werden nur die Daten importiert und gespeichert, die für die Anzeige von Übersichtsinformationen und schnelle Such- sowie Filterfunktionen erforderlich sind. Diese Informationen nennen wir „Dokumentenkopf“, obwohl auch einige Detailinformationen (z. B. Artikelnummern) enthalten sind.
Möchte ein:e Kund:in detaillierte Informationen zu einem bestimmten Dokument abrufen, wie z. B. umfangreiche Positionsdetails oder Anhänge, werden diese Daten in Echtzeit direkt aus dem ERP-System abgerufen. Dadurch bleiben die Dokumentendetails stets aktuell, ohne dass Datenaktualisierungen erforderlich sind.
Wie können Kund:innen Dokumente suchen und abrufen?
Wir haben uns für die Suchmaschine "Apache Solr" von SAP Commerce entschieden. Ursprünglich für Produktsuchen im Shop entwickelt, bietet Solr schnelle, zuverlässige und anpassbare Suchfunktionen. Diese Technologie wurde für die Dokumentensuche erweitert.
Importierte Dokumentenköpfe werden in einem sekundären Suchindex gespeichert. Dabei wurden spezifische Konfigurationen vorgenommen, etwa die Definition von Suchfeldern und Facetten sowie die Implementierung von Filtern, um den Zugriff auf bestimmte Dokumente zu kontrollieren (z. B. Dokumente anderer Kund:innen oder archivierte Daten).
Vorteile der Shop-basierten Dokumentensuche
Die Speicherung von Dokumentendaten im Shop bietet wesentliche Vorteile, da die Suchfunktion unabhängig vom ERP-System funktioniert. Sollte das ERP-System einmal nicht verfügbar sein, beeinträchtigt dies nicht die Arbeit der Kund:innen im Shop. Daten können später nahtlos synchronisiert werden, ohne den Ablauf im Shop zu unterbrechen.
Darüber hinaus bietet die Shop-Suche im Vergleich zur ERP-Suche deutliche Vorteile: Sie ist hochgradig konfigurierbar, äußerst schnell und zuverlässig und ermöglicht erweiterte Funktionen wie Relevanzoptimierungen und komplexe Facettenkonfigurationen.
Herausforderungen und Optimierungsmöglichkeiten
Lange Datenladezeiten: Der initiale Import der Daten dauert mehrere Wochen. Daher ist ein Mechanismus zur Bereinigung alter und archivierter Dokumente essenziell.
Zeitkritische Datenaktualisierungen: Einige Hintergrundsysteme können Aktualisierungen nicht in den erforderlichen Zeitrahmen liefern. Hier helfen regelmäßige Hintergrundaktualisierungen und eine manuelle Aktualisierungsfunktion im Shop.
Echtzeit-Statusupdates: In Zukunft sollen Statusupdates ereignisbasiert erfolgen. Moderne Systeme wie SAP S/4Hana ERP sind darauf ausgelegt, solche Updates effizient bereitzustellen.
Ein typischer Self-Service-Workflow
Anfrage stellen: Kund:innen fügen Produkte dem Warenkorb hinzu und fordern ein Angebot an.
Angebot prüfen: Vertriebsmitarbeitende erstellen ein Angebot im ERP-System, das im Shop angezeigt wird.
Bestellung aufgeben: Nach Zustimmung zum Angebot platzieren Kund:innen die Bestellung im Shop.
Liefer- und Rechnungsstatus abrufen: Alle Dokumente (z. B. Lieferschein, Rechnung) werden im Shop bereitgestellt.
Zusammenfassung und zukünftige Entwicklungen
In den letzten vier Jahren hat diva-e einen umfassenden Self-Service-Workflow entwickelt, der es Kund:innen ermöglicht, ihre Dokumente eigenständig im Shop zu verwalten. Die Nutzung der Suchmaschine Apache Solr bietet schnelle und konfigurierbare Suchfunktionen sowie Unabhängigkeit von der ERP-Verfügbarkeit.
Mit der Einführung von SAP S/4Hana werden viele Importprobleme gelöst, und die Aktualisierung von Dokumentenstatus wird weiter optimiert. Zukünftige Verbesserungen könnten automatisierte Erinnerungen und nahtlose Abwicklungen offener Mengenkontrakte umfassen.
Dieses innovative System stellt sicher, dass Kund:innen eine effiziente, intuitive und moderne Dokumentenverwaltung erleben.
Hendrik Rohn
