On-Demand Webinar: Workflows im Product Information Management (PIM)

Julia Miksch: Hallo und herzlich willkommen nochmal zu unserem Webinar! Heutiges Thema ist "Workflows im Product Information Management". Wie Sie die Arbeitsabläufe und Freigabeprozesse in der Produktdatenbearbeitung nachhaltig optimieren. Mit mir heute im Webinar sind Oliver Kleinjans, Business Consultant bei akeneo. Hallo Oliver! Schön, dass du dabei bist! Und Markus Kettler, Senior Consultant bei der diva-e. Und ich bin Julia Miksch. Ich werde heute das Webinar moderieren und Sie hindurchführen und die Fragen im Nachgang stellen. So, dann können wir schon loslegen. Markus, ich übergebe an dich und an die Teilnehmer. Viel Spaß und ein informatives Webinar!

Markus Kettler: So. Also, von mir auch nochmal ein herzliches Willkommen. Julia, nochmal kurz die Bestätigung, dass mein Bildschirm ankommt? Wir sehen jetzt gerade die Startfolie. Wie schon gesagt, es geht um das Thema Workflows im Product Information Management. Und wir schauen uns an, damit wirklich Arbeitsabläufe und Freigabeprozesse optimiert werden können. Wo halt da einfach kosten-optimiert und gegebenenfalls auch bessere Erfolge erzielt werden können. Im Folgenden haben wir einmal kurz hier die Agenda aufgestellt für heute. Erst einmal eine kleine Vorstellungsrunde. Wir erzählen zwei Sätze zu uns, die hier den Vortrag halten und dann auch gerne später die Diskussion. Dann gehen wir einmal auf das Thema PIM allgemein ein, um alle so ein bisschen abzuholen und sicherzustellen, dass wir alle auf einem gleichen Grundlevel sind. Dann geht es wirklich, in der Theorie, um das Thema Workflows, Chancen und auch Herausforderungen. Worauf da zu achten ist, wo vielleicht auch Stolperfallen stecken. Und dann geht es halt mit Oliver, unserem Praxispartner von akeneo, da auch wirklich mit einem Praxiseinblick voran. Und zu guter Letzt dann eben die Fragerunde, wo wir dann auch gern die Fragen, die hier zwischenzeitlich gestellt werden, dann auch nochmal gern aufgreifen. So. Dann starten wir einmal mit der Vorstellungsrunde. Ich bin so frei und fange mit meiner Person an. Also, ich Senior Consultant bei der diva-e, vor allem mit dem Fokus auf das Thema PIM. Bin jetzt schon seit zehn Jahren im Bereich e-commerce unterwegs und jetzt auch mehrere Jahre im Bereich PIM unterwegs und unterstütze halt bei der diva-e unsere unterschiedlichsten Kunden in der Konzeption und Umsetzung optimierter PIM-Prozesse. Und gleichzeitig finde ich wichtig, dass man das Thema PIM nicht so als Selbstzweck sieht, sondern dass diese Strukturierung der Datenflüsse einfach einem größeren Ziel dienen, nämlich einfach der Optimierung des eigentlichen Geschäftserfolges. Und das muss man dann auch immer im Kopf behalten, wenn man sich mit der Arbeit an PIM befasst. So. Ich würde dann gern an Olli für eine kleine Vorstellung übergeben.

Oliver Kleinjans: Ja, danke schön, Markus! Mein Name ist Oliver Kleinjans. Ich bin Business Consultant bei akeneo und unterstütze als Consultant unsere Kunden, aber auch unsere Partner, bei der Umsetzung ihrer akeneo-Projekte. Heute, noch einmal vielen Dank für die Einladung, bin ich gerne dazu bereit, euch mal einen beispielhaften Workflow innerhalb unseres PIM-Systems zu zeigen. Wo wir inklusive eines Validierungsschrittes Produktdaten auf ein vollständiges Maß anreichern werden, um die Produkte dann schlussendlich auch publizieren zu können.

Markus Kettler: Danke! Dann steigen wir schon direkt in das Thema ein und werfen, wie gesagt, erst einmal einen Blick auf das Thema PIM an sich. Also das Product Information Management, was das überhaupt bedeutet. Also früher, wenn man sich so einen Kunden-Lebenszyklus anschaut, sieht man hier auf der linken Seite den traditionellen Zyklus, den der Kunde so durchläuft, wenn er einen Kaufprozess durchläuft. Das heißt, man entdeckt entweder zufällig ein Produkt oder sucht gezielt nach einem Produkt, findet dann an einer Stelle, man findet einen speziellen Händler, der das Produkt auch zufriedenstellend anbietet. Also, man einigt sich auf einen Preis, dann findet der Kauf statt. Und wenn dieser ganze Prozess einigermaßen reibungslos läuft, wenn man da zufrieden war, dann merkt man sich diesen Prozess. Und dann kommt auch wieder, ohne dass jetzt ständig irgendwelche neuen Reize von außen kommen, die diesen gelernten Prozess stören. Über die letzten, mehreren, Jahre mit dem Einzug der Digitalisierung, die immer weiter fortgeschritten ist, sind jetzt auch einfach diverse neue Kanäle und die sogenannten Touch Points hinzugekommen. Dass Kunden einfach von überall mit Informationen versorgt werden können, quasi einfach überhäuft werden, aber auch von sich aus viel mehr Möglichkeiten haben, sich zu informieren. Also, wenn man auf der Suche nach einem Produkt ist, dann startet man instinktiv erstmal eine Internet-Recherche, findet vielleicht einen Artikel. Und dann geht man aber nochmal her und liest sich unterschiedliche Produktrezensionen durch, Erfahrungsberichte, schaut sich vielleicht bei Youtube noch ein, zwei Youtube-Tutorials an, oder Videos, wie halt das Produkt sich in der Realität anstellt. Und dann kommt man irgendwann an einen Punkt, wo man dann wirklich den Kauf tätigt. Und an dieser Stelle spielen halt einfach so konsolidierte und gut strukturierte Produktdaten eine essenzielle Rolle, um dann wirklich diesen Touch Points, ob mobil oder auf dem Desktop-Computer, überall den Kunden wirklich mit den Informationen zu versorgen, die er benötigt. Und das geht auch dann über das Internet hinaus. Point of Sale, direkt im Laden. Dass wir wirklich immer über die konsistenten Daten haben und gleichzeitig nicht nur gute Produktinformationen an sich, die korrekt sind, sondern auch dem Kunden einfach die Fragen, die vielleicht zum Produkt aufkommen könnten, schon direkt beantworten zu können. Dadurch kommt dann halt einfach direkt das Stichwort Service auf. Dass wir einfach direkt auch begleitende Informationen mitgeben können. Dass der Kunde schnell bei uns Bedienungsanleitungen findet, auch Erklärvideos, Informationen, das komplette Informationspaket halt bereitsteht. Und wenn sich der Kunde gut betreut fühlt vor dem Kauf, während des Kaufs. Wenn der Kaufabschluss reibungslos läuft, wenn der Kaufprozess gut durchdacht ist, und auch nach dem Kauf weiter immer die richtigen Informationen findet und sich gut betreut fühlt, wird dieser Kunde oder diese Kundin auch zu einem wirklich treuen Käufer und kommt auch immer wieder. Hier an das Einsatzpotenzial vom PIM einmal dargestellt.

Was macht das an sich aus, dieses PIM-System? Das ist hier ganz gut dargestellt. Wir haben, gleich, wenn man über PIM spricht, über das Product Information Management, dann haben wir schon an dieser Stelle, wo wir ja gerade beim Thema Workflows sind, eigentlich auch einen sehr großen Daten-Workflow, wie man hier eigentlich sehen kann. Oder einen Datenfluss, viel mehr. Wir haben einmal den Bereich auf der linken Seite, wo halt die Daten gesammelt werden aus EAP-Systemen von Zulieferern, die halt die Daten bereitstellen. unterschiedliche Medien, unterschiedliche Abteilungen. Marketing-Abteilung, die Marketing-Texte bereitstellt, in unterschiedlichsten Formaten, also Excel, Word. Oftmals werden auch Daten einfach per PDF bereitgestellt, die dann vielleicht noch gepassed werden müssen. Und das alles wird dann wirklich an einem zentralen Ort gesammelt, über ein Mapping zusammengeführt und alles in eine einheitliche Struktur gebracht. So dass wir dann hier, in diesem blauen Kringel, eben alle Informationen wirklich an einem Ort haben. Dass der Content auf einem Stand ist, dass immer aktuell alle Informationen dran sind. Das geht natürlich über Textinformationen und gegebenenfalls Attribute, Merkmale, alles, was benötigt wird. Dass hier auch Medien mit verlinkt oder auch mit abgelegt sind. Also Bilder, Videos, PDF, Textdateien. Also alles, was rund um so ein Produkt eine Rolle spielt. Und dass wir dann diese aufbereiteten Daten auch zentral vorliegen haben für eine Übersetzung. Dass in der entsprechenden Klassifizierung für unterschiedliche Kanäle gemacht werden können und dann eben, hier auf der rechten Seite, in die unterschiedlichen Kanäle verteilt werden können. Es geht über die eigene Website, also über die Homepage, wo halt das Produkt-Portfolio gut präsentiert wird. Wo alle Informationen für den Kunden gut auffindbar sind. Im E-Commerce, Online-Shops, unterschiedlichen Verkaufsplattformen, auch in dem Mobilbereich. Das kann man hier oben auch sehen. Da haben wir auch den Punkt Vocal Assistant oder Voice Search, was halt immer mehr im Kommen ist. Dass man gar nicht mehr als Nutzerin oder Nutzer per Tastatureingabe sucht, sondern dass man einfach mit der Stimme nach den entsprechenden Informationen auf dem Handy sucht und direkt eine Antwort auch erwartet. Genau. Aber auch darüber hinaus, wie schon gesagt, den Point of Sales, Social Media, Social Shopping, Google Shopping, dass das alles mit den zentralen Informationen eben versorgt wird. Und das ist das, was das PIM macht. Und damit eigentlich einen Single Point of Proof bietet, der wirklich alle Daten immer entsprechend in der richtigen Qualität vorhält. Hier nochmal die Vorteile von PIM auf einer Folie in Kürze zusammengefasst.

Hervorheben würde ich hier gern den blauen und den roten Punkt. Also vor allem einfach die Steigerung des Erfolges durch, ja, durch die bessere Informationslage erhält der Kunde wirklich nicht nur die Information, die er braucht oder sucht, sondern auch das Produkt eben, das dann zu den richtigen Informationen gehört. Beziehungsweise die richtige Information zu dem Produkt, das auch bestellt wird. Dadurch steigen zum Einen die Conversion Rates. Die Absprungraten sinken aber eben auch, wenn das richtige Produkt dann eben auch geliefert wird, das ich erwarte, dann sinken auf der Kostenseite auch die Retourenquoten, Regressansprüche gehen herunter, und wir haben einfach eine Optimierung in der Kommunikation mit dem Kunden. Und gleichzeitig, dadurch, dass wir halt mit dem PIM diese ganze Datenaufbereitung und Optimierung vorantreiben können und in eine Struktur bringen, haben wir auch in der Arbeit mit Übersetzungsagenturen zum Beispiel eine wesentliche schlankere Kommunikation. Haben hier weniger Aufwand. Das kann alles reibungsloser laufen. Wir haben weniger Korrekturläufe, gegebenenfalls, weniger Hin und Her, wenn alles gut strukturiert ist. Das heißt, auch hier schwingt direkt schon das Thema "Workflows" mit. Workflows sind einfach ein zentraler Bestandteil, wenn es darum geht, die Produktdatenflüsse zu optimieren. Damit man auch weiß, wer wann was zu tun hat. So. Soweit zur Theorie, zum Thema PIM.

Jetzt kommen wir zur Theorie mit dem Fokus auf das Thema "Workflows". Einmal natürlich die Chancen, die sich da hervortun, wenn man gut strukturierte Workflows hat. Aber auch, welche Herausforderungen da zu meistern sind. Worauf vielleicht zu achten ist. Das schauen wir uns jetzt einmal an. Was sind denn eigentlich Workflows im PIM-Bereich? Wie kann man sich das vorstellen? Ich habe hier einen relativ klar strukturierten Workflow einfach mal mitgebracht. Das ist ein ganz gutes Ansichtsbeispiel. Das heißt: Anstatt dass irgendwie unkoordiniert läuft, haben wir wirklich einen klaren Ablauf. Das heißt, wir haben immer das Produkt, das am Anfang erstellt wird. Also, Produkt wird eventuell dann im EAP-System geboren, erhält eine Artikelnummer, wird dann in das PIM eingespielt und wird dann mit Daten angereichert und quasi einfach weiter erstellt und verfeinert. Dann geht es im zweiten Schritt Richtung Datenprüfung, wo dann eine nächste Person eventuell schaut: Stimmen die ganzen Informationen? Fehlt noch etwas? Sie schlägt dann noch gegebenenfalls Änderungen vor oder fordert Änderungen nach. Und wenn alles in Ordnung ist, kann das Produkt eben freigegeben werden. An sich hätten wir dann hiermit auch schon die erste Arbeit für ein Produkt oder auch mehrere Produkte abgeschlossen. Von dort aus könnte es dann in die Produkt-Leitung gehen. Also in die Produkthausleitung und dann, gegebenenfalls, halt in die externe Verwendung. Für die Darstellung auf der Website, für die Ausgabe in Shops, für die Erstellung von Print-Medien, Kundenkatalogen. Überall, wo dann Kundinnen und Kunden die Daten dann auch wirklich sehen und nutzen können. Gleichzeitig, wenn das Produkt eben dieses Status erreicht hat, kann dadurch auch ein weiterer Workflow parallel angestoßen werden. Einfach diesem Pfeil folgend, wo wir dann in einer Übersetzung landen. Das heißt, das Übersetzungsbüro oder die interne Übersetzungsabteilung Mitarbeiter, die übersetzen hier die Texte, schauen, dass die Produktmerkmale die richtige Übersetzung haben.

Auch hier, analog zum oberen Workflow, wird dann die Übersetzung geprüft, gegebenenfalls Änderungen vorgeschlagen. Und wenn alles passt, wird eben auch dieses übersetzte Produkt freigegeben und kann dann entsprechend ausgegeben werden. So. Das war jetzt eigentlich ein relativ klarer Ablauf für die Produktinformationsanreicherung und -ausgabe. Das ist oft auf den ersten Blick im Unternehmen alles nicht so ganz klar ersichtlich, beziehungsweise so ganz klar strukturiert. Weil eben nicht nur ein oder zwei Mitarbeiter hier an der Bearbeitung beteiligt sind. Sondern wir haben auch diverse Aufgaben, Produkte anlegen, einige Dinge finden sich hier auch wieder, von eben. Produkte anlegen, Marketing-Informationen anreichern, die Übersetzung. Da gibt es aber eventuell eine Grafik-Abteilung, die zunächst einmal die Bilder hochladen muss. Und die ist aber gar nicht dafür zuständig, auch wirklich dafür zu sorgen, dass die Bilder an den richtigen Produkten auch wirklich landen. Da haben wir dann vielleicht noch eine andere Aufgabe. Die beinhaltet, dass die Bilder auch entsprechend zugewiesen oder referenziert werden.

Dass wir bei den kanalspezifischen Attributen dafür sorgen, dass wirklich in jedem Ausgabekanal, oder auf einer Website, oder wenn wir über Amazon verkaufen, Google-Shopping, wenn wir Karten über Trade Bite ausgeben, dass wirklich alle Attribute auch entsprechend für diese Kanäle vorhanden sind, so, wie sie gefordert sind. Dass für gewisse Austauschformate wirklich auch alle Informationen vorhanden sind. Dann, wichtiger Punkt: Hier haben wir noch Qualitäts-Checks und auch regionale Ansprüche, die ich hier noch mit einfließen. Also, dass gegebenenfalls dann auch sowieso regionale Unterschiede auch mit einfließen in die Produktdatenanreicherung. So. Und all diese Aufgaben, werden eben nicht, wie gesagt, von einer Person gemacht, erledigt. Da sind einfach diverse, unterschiedliche Abteilungen eingebunden. Also, vom Produktmanagement über Marketing, über eine Grafikabteilung, externes Übersetzungsbüro bis hin zu einer Qualitätssicherung oder auch der Rechtsabteilung, die dann schaut, ob wir wirklich für diese Marke, die wir verkaufen, seien es chemische Produkte, pharmazeutische Produkte, also alles, was irgendeiner bestimmten Regulierung unterworfen ist und unterliegt, dass da auch wirklich alles recht sicher ausgegeben wird und man keine Falschinformation nach außen gibt. Und daraus, um eben daraus diesen klar strukturierten Workflow dann zu machen, lässt sich das eigentlich ganz gut auf diesen einen Nenner bringen. Diese Aufgaben definieren gewisse Arbeitsstände, die pro Aufgabe zu erreichen sind. Und diese Arbeitsstände müssen dann immer entsprechend von Verantwortlichem zu Verantwortlichem übergeben werden. Und das alles entlang einer vordefinierten Bearbeitungskette.

So dass dann auch alles möglichst so weit vordefiniert ist, dass nicht einzelne Kettenglieder aus diesem Workflow ausreißen können und dann doch nicht-rechtskonforme Daten an der falschen Stelle nach außen gegeben werden, irgendwie an Kunden verteilt werden. Informationen falsch sind und dadurch ebenfalls auch die besagten Regressansprüche dann entstehen können. Ich habe hier nochmal, der Vollständigkeit halber, ein gewisses PIM-Vokabular mit aufgenommen. Das sind so drei Keywords, die man in den Bereichen, die man hat, so mit Arbeitsabläufen und auch immer wieder hört. Wenn wir halt mit Workflows und Arbeitsabläufen hantieren, dann gibt es im Bereich PIM und eben auch bei dem System den Feature-Beschreibungen den Begriff Workflow-Management. Wo einfach dafür gesorgt wird, dass gewisse Arbeitsstände, die dann abgeschlossen sind, eben weitergegeben werden an die nächste verantwortliche Person. Diese verantwortlichen Personen oder Instanzen sind dann eben in Rollen verankert, die gewisse Bearbeitungsrechte haben. Man hat vielleicht nur einen Lesezugriff. Andere Personen haben dann noch einen Schreibzugriff dazu. Und erst eine dritte Instanz kann dann auch wirklich ein Produkt für die Ausgabe nach außen freigeben. Um das Ganze lässt sich dann noch über eine User-Definition die Benutzergruppen dann steuern, um nicht für einzelne Personen immer die Regeln festlegen zu müssen, sondern das vielleicht auch für ganze Gruppen steuern zu können. So.

Wenn da einfach noch nicht alle Fälle richtig bedacht sind? Also, der oberste Punkt, die Lange Time-to-Market-, das ist ja so: Wir haben vielleicht eine Mitarbeiterin, einen Mitarbeiter, der wirklich die Daten bis zu einem gewissen Punkt extrem aufbereitet hat. Das Produkt ist fast fertig. Aber jetzt hakt es noch an der einen Prüfung, an der einen Sache, damit das Produkt auch wirklich ausgegeben werden kann. Also, da fehlt ein Bearbeitungsstand. Und dann muss halt dafür gesorgt werden, dass dieses Produkt jetzt nicht unnötig lange einfach auf Halde liegt und nicht in die Ausgabe kann. Nur, wenn die Informationen auch extern platziert sind, kann das Produkt ja auch nur gefunden und schließlich gekauft werden. So. Das heißt, dass gegebenenfalls die um der Umsatz auch erst später generiert wird. Was ich jetzt schon ein oder zweimal angesprochen haben, ist eben die Problematik, wenn wir durch unsere Workflows gegebenenfalls einen Seitenpfad, dass da noch so ein Seitenpfad besteht. Dass eine Produktinformation an der eigentlichen Qualitätssicherung vorbei in gewisse Kanäle gelangt und mit falschen Informationen beim Kunden landet oder im Shop landet. Angefangen einfach bei falschen Produktbildern, aber auch einfach, wenn gewisse Merkmale falsch beschrieben sind. Wenn Größenangaben nicht stimmen, oder wenn Spannungsangaben nicht richtig angegeben sind, dann das Produkt gekauft wird, eingebaut wird und dadurch gegebenenfalls vielleicht noch Schäden beim Kunden entstehen.

Da sind dann die Folgen zunächst erstmal eine geschmälerte oder schlechtere Reputation, die man dadurch bekommt. Über Rückläufer, das heißt Retouren, die dann natürlich auch wieder neue Kosten verursachen, bis hin zu den schon genannten Regressansprüchen. Also wenn es dann wirklich ernst wird. Durch diese unkoordinierte Bearbeitung der Produktdaten entsteht nicht nur eine Unzufriedenheit auf Kundenseite, sondern es entsteht einfach nur unnötige Belastung und ineffiziente Arbeit, intern, bei den Mitarbeitenden. Und um das wirklich gerade zu ziehen, kann halt das PIM gut helfen. Wenn wir hier die Workflows anlegen können.

Das heißt, von links angefangen, wir haben einfach wirklich schnellere Arbeitsabläufe. Dadurch geht natürlich die Effizienz nach oben. Die Prozesskosten sinken. Wir haben eine Rechtssicherheit dadurch, dass wirklich die Qualitätssicherung eingehalten wird und wirklich nur Daten rechtssicher nach draußen gegeben werden. Oder aber auch, wenn halt mal falsche Daten vorhanden sind, wenn sich Produktspezifikationen geändert haben, schnell geändert werden müssen, dass das im entsprechenden Workflow schnell getan wird, die Daten schnell korrigiert werden und dann auch in alle Kanäle ausgespielt werden können. In diese Ausgabe, das bringt uns auch zu dem Papierflieger-Icon: Wir haben mit dem PIM und den entsprechenden Workflows auch die Möglichkeit, die Daten recht zielsicher nach der Aktualisierung in die entsprechenden Kanäle zu bringen, indem man mit den entsprechenden, freigegebenen Daten. Und daraus folgt dann nicht nur die besagte Mitarbeiterin, der Mitarbeiter, der zufrieden ist, sondern eben auch die Kundenseite, die dann wirklich das bekommt, was sie erwartet und damit auch einfach zufrieden und glücklich mit dem Kaufprozess ist und dann auch wieder zum Mehrfachkäufer werden kann. Um jetzt eben die Workflows entsprechend zu konzipieren, sehen wir bei diva-e in dem PIM-Projekt, das geteilt ist in eine Scoping und Konzeptphase und einen entsprechenden Implementierungsbereich, da sehen wir halt einen wirklich dedizierten Workflow-Workshop vor. Das ist hier auch auf der linken Seite eingerahmt, wo wir dann wirklich ins Gespräch gehen mit den ausgesuchten Rollen im Unternehmen. Dass wir schauen: Wer ist denn wirklich in die Bearbeitung der Produktinformationen eingebunden? Welche Bearbeitungsrechte, welche Leserechte müssen da vergeben werden? Wer hat wann Zugriff auf die Information, dass das wirklich definiert wird und dann in der Praxis auch entsprechend umgesetzt werden kann? Wenn dieses Recht- und Rollenkonzept und die Workflows implementiert sind, dann gehen wir in der Regel mit einzelnen Vertretern der unterschiedlichen Benutzergruppen her und prüfen das nochmal auf Herz und Nieren, ob wirklich diese konzipierten und eingerichteten Workflows, ob das alles wirklich so sicher ist und Bestand hat. Und erst dann erfolgt auch der entsprechende Livegang im Projekt, mit dem weiteren Entwicklungspotenzial. Wo dann halt geschaut wird, wo vielleicht noch zusätzliche Workflows ergänzt werden und das einfach optimiert wird. So. In diesem Workflow-Workshop haben wir, wie gesagt, das Ziel, wirklich den Kunden an die Hand zu nehmen, kennenzulernen, zu schauen, wie wirklich die Datenbearbeitung derzeit läuft. Das heißt, wie der Ist-Prozess ist und wie aber der Soll-Prozess am besten aussehen kann. Wo kommen die Daten her, wo gehen sie hin? Was ist dazwischen noch zu tun? Wer ist verantwortlich für das Sammeln der Daten? Wer hat welche Anreicherungsaufgaben, also Marketing-Information, technische Information? Wer darf gewisse Informationspakete dann auch freigeben? Wer sorgt dafür, dass ein Produkt nach außen gehen kann? Und wer gibt das Produkt dann auch nach außen? Neben den internen Akteuren dabei spielen natürlich auch externe eine Rolle, wie eben die besagten Übersetzungsagenturen, die dann mit eingebunden werden können, so dass wir wirklich schauen: Wer muss jetzt alles beteiligt sein, wer muss welche Zugriffe erhalten? Wenn die Datenausgabe dann konzipiert ist und wir diesen Workflow klargestellt haben, dann muss man aber auch dafür sorgen, dass wenn jetzt aus diesem Workflow ausgebrochen wird oder werden möchte, wenn eine Aufgabe nicht fristgerecht erledigt wird, welche Eskalationsmechanismen dann stattfinden. Das fängt an bei einer Anwendung, bei einer Meldung, bei der Markierung eines Produktes, dass da noch etwas zu tun ist. Dass hier noch eine Arbeit ausstehend ist, dass gewisse Aufgaben noch aufploppen und in der Liste erscheinen. Dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter da noch etwas zu tun hat. Und dass aber eventuell, wenn das dann immer noch nicht passiert, wirklich die nächste Eskalationsstufe erreicht wird und gegebenenfalls eine E-Mail an die nächste übergeordnete Person verschickt wird. Oder, dass eben die Aufgabe gegebenenfalls dann auch jemandem anders zugewiesen werden kann. So dass hier möglichst wenig Zeitverlust, und einfach die Effizienz optimiert werden kann. Der letzte Punkt, den ich hier gerade noch sehe: Wenn man sich den Workflow anschaut, dann stellen wir uns ja vor, dass wir eine Bearbeitung haben. Dann gibt es jemanden, der das prüft und dann freigibt. Aber es ist nicht immer nur so komplett linear, sondern es kann auch sein, dass hier gewisse Aufgaben einfach parallel bearbeitet werden. Dass parallel an Texten, Bildern und auch Attributen gearbeitet wird und diese Daten dann entsprechend auch zusammengeführt werden, irgendwann. Aber davor eben Dinge auch einfach parallel und nicht unbedingt zeitlich hintereinander ablaufen. Genau. Und das gilt es dann einfach zu ermitteln und im individuellen Gespräch herauszufinden und da den optimalen Weg zu finden. So. Wie das Ganze mit den Workflows und der Optimierung von den Workflows und Möglichkeiten in der Praxis im PIM aussehen kann, wird uns dann jetzt der Oliver gleich zeigen. Da würde ich dann gern das Wort und die Präsentation an dich übergeben.

Oliver Kleinjans: Ja, Markus. Besten Dank für diese Einblicke in euer Vorgehen, aber auch in euer tiefgründiges Verständnis, was beim Design solcher Workflows innerhalb vom PIM-System zu beachten ist. Ich werde jetzt einmal versuchen, es auf ein Praxisniveau in Form eines Beispiels zu bringen. Kurze Ausgangssituation, damit es auch für jeden Teilnehmer nachvollziehbar ist: Wir haben als Beispiel-Use-Case einen e-Commerce-Händler aufgesetzt, der sich unter anderem auf den Verkauf von TV-Geräten spezialisiert hat. Als Vorbereitung für einen neuen Produkt-Launch ist es dafür notwendig, dass vom Produktmanager entsprechende Produkte identifiziert werden, die dann durch das Marketing-Team bis zu dem vom Manager definierten Vollständigkeitsgrad angereichert werden, in Form von Produktdaten. Und dass der Manager schlussendlich nochmal eine Freigabe auf diese Anreicherungen vergibt, um sie dann schlussendlich publizieren zu können, die neuen TV-Geräte. Dafür werden in dem Use Case zwei Benutzerkonten genutzt.

Einmal der Product Manager, und währenddessen werde ich noch einmal zur Marketing-Kollegin wechseln und die Datenanreicherung und die Freigabeanforderung zu starten. Aber basierend auf der Ausgangssituation starten wir mit unserem Produktmanager-System. Dieser meldet sich in unserem akeneo-PIM-System an. Das war nicht so geplant, das passiert leider immer mal wieder, wenn man etwas machen möchte. So. Wir sind jetzt im Anmeldebildschirm unseres PIM-Systems, innerhalb meines Accounts, mich als Produktmanager. Im Bereich der Produkte möchte ich als verantwortlicher Produktmanager jetzt meine TV-Geräte auswählen, um diese für eine Publikation vorzubereiten.

Ich habe dafür als Filtermöglichkeit zum Beispiel meinen Kategorie-Baum, den ich dafür nutzen kann, um direkt auf meine Kategorie der TV-Geräte zu springen. Dadurch verringert sich meine Produktauswahl hier in unserem rechten Anzeigebereich. Kann aber natürlich auch alle standardisierten Filter, wie zum Beispiel einen Vollständigkeitsfilter, Erstellungsdatum, Bearbeitungsdatum und so weiter nutzen. Habe aber tatsächlich noch die Möglichkeit, auf jedes Attribut, das bei mir in meinem PIM-System vorhanden ist, zu filtern, um damit wirklich zielgenau die Produkte identifizieren zu können, die ich jetzt für meine Publikation anreichern lassen möchte, und sie auf das Vollständigkeitsniveau zu bringen, das mir die Publikation erst ermöglicht. Wie wir hier sehen, haben wir jetzt über unserer Auswahl im Bereich der Filter zwei TV-Geräte identifizieren können, die von ihrer Vollständigkeit her noch nicht bereit sind, publiziert zu werden. Die Vollständigkeit, die von mir als Produktmanager vorab definiert wurde, liegt bei beiden Produkten noch bei 28 Prozent. Und so will ich einfach keine Produktdaten nach außen geben. Ich will vollständige Produktdaten nach außen geben. Markus hat es uns eben schon sehr schön erklärt: Da hängt viel dran! Ich will dem Kunden alle Informationen an die Hand geben, die er für seine Kaufentscheidung benötigt.

Auch hier sehen wir: Die Qualität liegt erst bei einer Note E. Das ist die schlechteste Note in unserem System. Heißt: So möchte ich als Produktdatenverantwortlicher mein Produkt noch nicht im Frontend meines Shops vorfinden. Um diese Produkte jetzt zu optimieren, erstelle ich ein sogenanntes Projekt. Innerhalb dieses Projektes wird die von mir getätigte Produktauswahl übernommen. Dazu gehe ich hin, erstelle das Projekt, gebe dem Projekt einen Projektnamen. Diese Aufgabe sollte natürlich auch ein Enddatum haben. Und ich habe die Möglichkeit, den mitarbeitenden Kollegen innerhalb des Projektes hier noch eine Beschreibung mit an die Hand zu geben, was hier erfolgen soll. Ich speichere das Projekt, und im Hintergrund, im Systemhintergrund wurde das Projekt jetzt soweit aufgesetzt. Das System weiß über die Vergabe von Benutzerrechten automatisch, welche User jetzt in diesem Projekt partizipieren müssen und benachrichtigt systemintern diese Benutzer, dass ein neues Projekt vorhanden ist und gibt alle Informationen, die ich als Produktmanager eben in die Anmeldemaske eingetragen habe, natürlich auch weiter. Dazu wechsle ich jetzt den Account, hin zum Datenpflegeverantwortlichen. In unserem Beispiel ist das Julia. Julia meldet sich am System an. Und bereits in ihrem Dashboard sieht sie: Es ist ein neues Projekt vorhanden. Hat aber auch im System selber eine Benachrichtigung, mit diesem roten Punkt als Indikator, dass etwas Neues, Ungelesenes vorhanden ist. Dass neue Produkte angereichert werden müssen für das Projekt "Neue TV-Geräte". Und dass das Fälligkeitsdatum der 16.7. ist. Zusätzlich hat sie in ihrem Anmelde-Dashboard alle Informationen, die dafür notwendig sind. Sie sieht den Namen des Projektes. Falls sie aktiv in mehreren Projekten mitarbeitet, könnte sie jetzt zwischen ihren Projekten durchwechseln. Sie sieht den aktuellen Bearbeitungsstatus. Null Produkte haben null Pflege. Also, es ist schon überall ein gewisses Maß an Pflege vorhanden. Daher sind zwei Produkte innerhalb der Bearbeitung, aber noch null Produkte sind fertig. Das ganze Projekt ist in unserem Ausgabekanal e-commerce, wie eingangs erwähnt in der Situationsbeschreibung. Wir haben einen Online-Shop, unter anderem für TV-Geräte. Das Fälligkeitsdatum des Projektes ist der 16.7. Plus noch meine Beschreibung, beziehungsweise die Beschreibung des Produktmanagers, was hier genau erfolgen soll. Als Julia starte ich jetzt in meinen Tag. Ich erkenne meine Aufgabe klar und übersichtlich und springe von hier aus direkt in das Projekt. Ich sehe die Produkte, die bearbeitet werden müssen, könnte jetzt hier natürlich über Tools wie Massenbearbeitung oder sequenzielle Bearbeitung sehr schnell sehr viele Produkte durcharbeiten. Allerdings, um den Use Case jetzt wirklich bis in das kleinste Detail demonstrieren zu können, würden wir hier jetzt nur mal eine einzelne Produktbearbeitung starten. Ich wähle mir also mein Produkt aus und lande im sogenannten Produkteditierungsformular des einzelnen Produktes. Was sehen wir jetzt hier? Das Produkt hat eine Vollständigkeit von 28 Prozent, fünf Attribute fehlen. Und das sind erforderliche Attribute, die noch gepflegt werden müssen, damit das Produkt die Vollständigkeit für eine Publikation von hundert Prozent erreicht. Innerhalb der Auflistung der Attribute sind diese jeweils markiert durch einen Indikator hier. Das heißt, ich sehe sofort, welche Informationen noch angereichert werden müssen, damit die Vollständigkeit erreicht wird. Ich sehe aber auch das gesamte Spektrum an vorhandenen Informationen, die bereits da sind und am Produkt schon vorhanden sind. Natürlich ist in der Realität so eine Liste an Produktinformationen deutlich länger. Daher könnte es aufwändiger sein, die entsprechenden Informationen hier herauszupicken. Dementsprechend ganz einfache Abhilfe: Über ein einfaches Anklicken kann ich hier filtern auf genau die Produktinformationen, die jetzt noch angereichert werden müssen. Als Erstes hätten wir hier ein Attribut Farbe, das noch angereichert werden muss. Aus einer Auswahlliste nehme ich mir an der Stelle jetzt meinen Wert. Die Bildschirmdiagonale muss noch angereichert werden, die pflege ich natürlich direkt mit. Ob das Gerät wlan-fähig ist. Einen Produktnamen muss ich noch vergeben. Dazu gleich noch ein bisschen mehr. Hinweis an dieser Stelle: Dieses Attribut kann durch eine Regel aktualisiert werden.

Einfache Datenpflegetätigkeiten, wie zum Beispiel eine Verkettung vom vorhandenen Produktinformationen zu einem Namen, kann das System automatisch erledigen. Ich mache es jetzt hier manuell, als Schritt. Damit ihr seht, wie es wirklich in der Praxis funktioniert, wenn man diese Regel nicht nutzt. Aber mit dem Vermerk darauf: Es kann auch durch einen Automatismus vom System selbstständig gemacht werden. Wie wir jetzt aber hier sehen, kann Julia zwar ihren Bearbeitungsstand speichern, weil, wir sehen hier unten, sie ist in einer Arbeitskopie. Vielleicht will sie jetzt mal zwischendurch speichern, weil sie sich gerade einen Kaffee holen möchte. Überhaupt kein Problem. Durch dieses Speichern haben wir jetzt nicht mehr fünf fehlende Attribute, sondern nur noch eines, nämlich das Hauptproduktbild. Hier gibt mir das System direkt den entsprechenden Hinweis, wo ich diese Information pflegen kann. Ich muss nämlich in den Bereich der Assets wechseln, in dieser sekundären Navigation hier. Und ich kann jetzt, im Attribut des Hauptproduktbildes, mein entsprechendes Asset aus meiner Assetgalerie auswählen, dem Produkt zuweisen, kann das wieder speichern und sehe jetzt, dass ich eine Vollständigkeit von hundert Prozent mit dieser Bearbeitungsversion des Produktes erreicht habe. Ich selber, als Julia, verfüge allerdings nicht über die Rechte, direkt eine finale Version zu erstellen. Es muss nochmal ein Review stattfinden von meinem vorgesetzten Produktmanager. Darum schicke ich jetzt diese Arbeitsversion zur Genehmigung, kann meinem Produktmanager jetzt hier noch einen Kommentar geben und sende das, was ich als Julia in diesem Moment als Produktdatenanreicherung erledigt habe, zu meinem Vorgesetzten. Ich musste den Vorgesetzten an der Stelle nicht manuell auswählen, da das System, genau wie bei der Vergabe des Projektes, weiß, basierend auf Benutzerrechten: Wer ist der Vorgesetzte, und wer hat jetzt nur die Rechte innerhalb des Systems, um diesen Vorschlag anzunehmen? Dafür wechsle ich jetzt wieder das Benutzerkonto, zurück zum Benutzerkonto des Produktmanagers. Dieser hat hier oben jetzt eine Benachrichtigung, dass Julia aus der Datenpflege einen Vorschlag für ein Produkt übermittelt hat, mit folgendem Hinweis. Dieser startet jetzt in die Bearbeitung des Vorschlages und sieht, dass für folgendes Produkt mit dem Status "Auf Genehmigung warten" von seiner Kollegin Julia heute ein Vorschlag eingereicht wurde. Dieser Vorschlag basiert auf Werten innerhalb des Gebietsschemas Deutsch für den Namen. Vorher war kein Wert vorhanden.

Julia hat einen Wert gepflegt. Für das Auswahlattribut ja, nein, wlan war auch vorher nichts gepflegt. Julia hat einen entsprechenden Wert hinterlegt. So bekommt er jetzt dediziert für jede Änderung, die von Julia vorgenommen wurde, hier eine Möglichkeit gegeben, diese Änderungen anzunehmen, an dem Attribut, oder diese Änderungen abzulehnen, weil er sich vielleicht dort eine bessere Anreicherung erhofft, oder weil die Information schlicht und ergreifend falsch ist an dieser Stelle. Um das Ganze aber zu vereinfachen und nicht jedes Attribut mit dem neuen Wert einzeln freigeben zu müssen, er sieht hier bei der ersten Überprüfung, dass alles soweit passt, kann er auf einen Schlag alle genehmigen. Er gibt seiner Kollegin noch eine Info mit an die Hand.

Vorschläge werden jetzt soweit abgearbeitet. Wenn er jetzt zurück in den Bereich der Produkte springt, sieht er, dass für das Produkt, was er in das Projekt zugeordnet hat, die Vollständigkeit jetzt auf hundert Prozent ist und ein höheres Qualitätslevel hier erreicht wurde. Wenn der sich eine Übersicht verschafft über sein aktuelles Projekt, bekommt er dementsprechend auch die Infos und kann jetzt in letzter Instanz hingehen und im Status des Produktes von deaktiviert auf aktiviert umsetzen. Und somit wäre das Produkt jetzt vollständig freigegeben für die Darstellung im eigenen Shop-Portal, um hier den bestmöglichen Produktdatenbestand kommunizieren zu können, seinem Kunden. Das war es zur Demo! Ich hoffe, es war interessant und lehrreich. Wie gesagt, das war ein kleiner Use Case. Die können deutlich komplexer aufgebaut sein. Da hat Markus uns ja schon einiges an Informationen über den Zaun geworfen dazu. Aber im Grunde, der Zeit geschuldet, haben wir uns hier für einen einfachen, aber inklusive Freigabe Workflow entschieden. Damit wären wir dann soweit durch, und ich würde wieder zurückgeben an unsere Moderation, die Julia.