Product Information Management (PIM)

Das Sammeln, Pflegen und Verteilen qualitativ hochwertiger Produktinformationen ist heute eine der Grundlagen für Ihren Geschäftserfolg. Mit bedarfsgerechten und maßgeschneiderten Informationen präsentieren Sie Ihre Produkte in allen Vertriebskanälen und jederzeit im besten Licht. Wir begleiten Sie mit unserer Erfahrung aus allen Bereichen der Digitalisierung und unterstützen Sie auf dem Weg zu Ihrem erfolgreichen PIM-Projekt.

Die wachsende Komplexität im Digital Commerce zwingt Unternehmen zur Optimierung der Erstellung, Verwaltung und Verteilung ihrer Produktdaten. Mit PIM schaffen Sie es, Ihren Kunden zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort die richtigen Produktinformationen anzubieten. Sparen Sie sich und Ihren Handelspartnern kompliziertes Datenhandling durch standardisierte Veredelungs- und Übertragungsprozesse. Eliminieren Sie schneller Fehlinformationen und steigern Sie Ihre Datenqualität. Ihre Handelspartner und Kunden erhalten die Informationen genau so, wie sie es benötigen – mit minimalem Aufwand. Die Prozesskosten sinken, Ihre Marktattraktivität und das Umsatzpotenzial steigen.

Als Produkt-Informations-Management-System (PIM-System) bezeichnet man Software für die zentrale Verwaltung von Produktinformationen. Die Hauptaufgaben des PIM-Systems sind das Sammeln, Anreichern und Verteilen von sortiments- und produktspezifischen Daten. Durch die Zentralisierung in einem System werden nicht nur Prozesskosten reduziert. Gleichzeitig können bestehende und neue Vertriebskanäle schneller mit optimierten Daten versorgt werden. Die Time-to-Market von neuen Produkten wird minimiert, die Informationsqualität verbessert und das Umsatzpotenzial gesteigert.

Das PIM-System dient als Bindeglied zwischen den Quell- und Zielsystemen für Ihre Produktinformationen. Aus den Quellsystemen werden zunächst alle Daten gesammelt und konsolidiert, um dann an die entsprechenden Empfänger weitergegeben zu werden. Zu den Datenquellen zählen das Enterprise Ressource Planning (ERP)-System, Product Lifecycle Management (PLM), DAM-System und interne Abteilungen wie das Marketing oder Produkt-Management sowie externe Quellen wie (Vor-)Lieferanten. Die Daten werden direkt über Schnittstellen oder per Import, beispielsweise als XSLX- oder CSV-Datei eingespielt.

Zu den Zielsystemen von Produktinformationen zählen auf der anderen Seite digitale Marketing- und Vertriebskanäle wie Webseite und Online-Shop, sowie Publishing Tools für Printmedien wie Kataloge, Produktdatenblätter und Flyer. Änderungen im digitalen Kundenlebenszyklus erweitern die Bandbreite der Zielsysteme zudem stetig um neue Aspekte wie Social Shopping, Chat Bots und Voice Search-optimierte Produktdaten.

Im Regelszenario entstehen neue Produkte zunächst im Warenwirtschaftssystem. Die Artikelstammdaten werden von hier in Ihr PIM-System übertragen. Sie umfassen in der Regel nur die Stammdaten, also die grundlegenden Informationen zum Produkt. Dies kann unter Umständen auch lediglich die Artikelnummer sein. Im PIM-System wird den Produkten Leben eingehaucht. Die weiteren Informationen werden entweder direkt im PIM-System erstellt oder aus angeschlossenen Systemen zusammengeführt. Hier werden Kurz- und Langbezeichnungen der Produkte ergänzt, Beschreibungstexte eingetragen und sämtliche Merkmale oftmals händisch durch einen Mitarbeiter, aber häufig auch voll automatisiert gepflegt.

Die benötigten Informationsfelder können im PIM-System bedarfsgerecht definiert und konfiguriert werden. Sie werden meist als „Attribute“ bezeichnet. Aus Text-, Nummer- und anderen Attributtypen entsteht so ein umfassendes Abbild Ihrer Produkte. Im PIM-System wird die Datenqualität Workflow-basiert gesteigert. Bilder, Videos und sonstige Medien werden den Produkten zugewiesen und Inhalte für unterschiedliche Sprachen und Regionen vorbereitet. Zu diesem Zweck bieten einige Systeme spezielle Übersetzungs-Workflows, mithilfe derer auch externe Dienstleister an der Datenaufbereitung mitwirken können. Um die Daten für alle Kanäle in der richtigen Struktur zur Verfügung zu stellen, können sie nach unterschiedlichen Klassifizierungen ausgegeben werden. Dies umfasst ebenfalls die branchenspezifische Ausgabe (z.B. BMEcat, OCI) nach Industriestandards wie ETIM oder eCl@ss.

Das passende PIM-System zeichnet sich neben der Aufbereitung im System auch dadurch aus, dass alle einkommenden Datenformate gelesen und die aufbereiteten Daten den Zielsystemen im richtigen Format automatisiert zur Verfügung gestellt werden können.

Eine Wettbewerbsstrategie mit verschiedenen Vertriebskanälen erfordert jederzeit die Bereitstellung kanalspezifischer Informationen, um dem Kunden an allen Touch-Points kontinuierlich eine überzeugende Produktpräsentation zu bieten.

Die vielfältige Datenaufbereitung und -bereitstellung birgt nicht nur ein hohes Fehlerpotenzial, sondern bedeutet einen hohen personellen Aufwand. Mit dem richtigen PIM-System lassen sich im Unternehmen Prozesskosten senken und das Umsatzpotenzial steigern.

Durch die Integration eines zentralen Prozesses für die strukturierte Verwaltung von Produktinformationen verhindern Sie doppelte Datenpflegeprozesse und erhöhen gleichzeitig die Konsistenz Ihrer Produktinformationen über alle Kanäle hinweg. Aufwendige, manuelle Tätigkeiten werden verschlankt und Standardprozesse automatisiert.

Flexible Importmöglichkeiten (Data Mapping) helfen Ihnen bei der schnellen Übertragung von Produktinformationen in Ihre zentrale Produktstruktur. Neue Lieferanten und andere Quellsysteme werden so dynamisch angeschlossen. Dies führt zu einer schnelleren Aufnahme neuer Produkte und Produktaktualisierungen.

Durch optimale Aufbereitungsworkflows stehen die aktuellen Produktinformationen innerhalb kürzester Zeit für die Verwendung in Marketing und Vertrieb zur Verfügung. Neue Vertriebswege und Absatzmärkte werden durch umfassende Lokalisierungsfunktionen schnell angeschlossen.

Die kanalspezifische Ausleitung durch manuelle und automatisierte Anbindungen verringert die Time-to-Market in allen Omnichannel-Zielsystemen. Bedarfsgerechte Inhalte sorgen zudem für eine Erhöhung der Conversion Rates und eine Senkung der Absprungraten. Die Retourenquote wird durch bessere und akkurate Produktbeschreibungen reduziert und die Kundenzufriedenheit verbessert. Zufriedene Kunden führen zu einem erhöhten Customer Lifetime Value. Weiterer Zusatzumsatz kann in dem Zusammenhang über die ergänzende Referenzierung von Up-Sell- und Cross-Sell-Produkten (z.B.: Zubehör, Ersatzteile, Folgeartikel) generiert werden.

Das PIM-System bietet Ihnen die volle Kontrolle über die Produktinformationen und eine Maximierung der Datensicherheit im Unternehmen durch konfigurierbare Lese- und Schreibrechte im Rechte- und Rollenmanagement. Die revisionssichere Datenhaltung garantiert jederzeit eine Zurückverfolgung der Datenhistorie und Versionierung von Bearbeitungsständen.

Insbesondere Unternehmen in regulierten Märkten erhalten durch die Einführung eines PIM-Systems eine zentrale Kontrollinstanz für die Einhaltung vordefinierter Daten- und Produktstandards, einschließlich definierbarer Pflichtattribute.

Das PIM-System ist damit mehr als eine zentrale Ablage für Produktinformationen. Es ist vielmehr eine Softwarelösung, die eine Plattform für mehr Qualität, Transparenz, digitale Transformation und Wachstum darstellt.

Wir beraten Sie entlang aller relevanten Unternehmensbereiche, um die beste Lösung für Ihr Product Information Management und Master Data Management zu finden. Unsere Experten bieten Ihnen die bestmögliche Betreuung von der Erstberatung, über die Systemauswahl bis hin zur Integration des passenden Systems und weiteren Unterstützung im Produktivbetrieb.

Systemauswahl (Anforderungsanalyse und Evaluation)

Die Investition in die integrative Modernisierung Ihrer Produktdatenflüsse muss sich lohnen. Wir unterstützen Sie bei der Ermittlung und Bewertung der Einsparpotenziale und Möglichkeiten der weiteren Geschäftsentwicklung, die sie durch den Einsatz eines zentralen PIM-Systems erlangen.

Dabei berücksichtigen wir auch die anfallenden Kosten für die Integration und den Betrieb des neuen Systems. Der tatsächliche Projektablauf hängt selbstverständlich nicht zuletzt vom gewünschten Innovationsumfang, dem bisherigen Datenstand im Unternehmen als vom konkreten Zeitplan und den zur Verfügung stehenden Kapazitäten des Kunden ab.

Zunächst starten wir mit dem Vorprojekt, von der Bedarfsanalyse über die Longlist-Kandidatenermittlung, Shortlisterstellung und Anbieterpräsentationen bis zur Auswahl des für Sie passenden Systems. Um die bestmögliche Lösung für Sie zu finden, schöpfen wir aus der gesamten Fachkompetenz unserer PIM-Experten, unseren Partnerkontakten und unserer ganzheitlichen Erfahrung im Omni-Channel Commerce.

Basierend auf den Erkenntnissen aus einer umfassenden Bedarfs- und Prozessanalyse ermitteln wir die gewünschte Zielarchitektur und begleiten Sie von der einer Kandidaten-Longlist über die Shortlist bis zur Auswahl des richtigen PIM-Systems.

Proof of Concept

Der Proof of Concept (PoC) ist ein wichtiger Meilenstein in der Projektentwicklung. Er schafft die Grundlage für die weitere Arbeit, indem das Projektkonzept bestätigt und die prinzipielle Durchführbarkeit eines Vorhabens belegt wird. Dieser dient als Entscheidungsbasis für den weiteren Projektverlauf.

Bestandteile eines PoC im PIM-Bereich sind in der Regel Machbarkeiten bzgl. des gewünschten Datenmodells, benötigten Workflows sowie die Übertragung der Daten an ausgewählte Zielsysteme. Gleichzeitig ermöglicht der PoC, Risiken zu erkennen und zu minimieren. Das Ergebnis des PoC-Projekts ist eine Empfehlung für oder gegen die Einführung des evaluierten Systems.

Integration

Nach der Auswahl des passenden Systems planen wir die eigentliche Integration. Dass sich der Projektverlauf je nach Kundenanforderung unterschiedlich darstellt, verdeutlicht die untenstehende Grafik. Um den produktiven Einsatz des Systems schnellstmöglich an den Start zu bringen, definieren wir gemeinsam ein MVP. Dieses „Minimum Viable Product“ beschreibt einen Integrations- und Entwicklungsstand, ab dem der Livegang des neuen PIM-Prozesses vollzogen werden kann. Das MVP wird – je nachdem, wie viele Schnittstellen direkt zu Beginn programmiert / konfiguriert werden müssen – bereits nach wenigen Monaten erfolgen, während weiter an der Komplettintegration im Hauptprojekt gearbeitet wird.

Auf eine mehrstufige Scoping-Phase folgt die eigentliche Integration und Implementierung des Systems. Wir konfigurieren das Datenmodell, die notwenigen Bearbeitungs- und Freigabe-Workflows, sowie alle benötigten Schnittstellen für den Import und Export Ihrer Produktinformationen.

Hypercare

Bei all unseren Projekten verfolgen wir einen „Hypercare“-Ansatz. Das bedeutet, dass wir Sie auch nach dem erfolgreichen Abschluss des Hauptprojektes nicht alleine lassen. Zum Ende des Projekts bereiten wir die notwendigen Schulungsunterlagen vor und stehen für Mitarbeiter-Trainings und Workshops zur Verfügung. Gemeinsam ermitteln wir mögliche Weiterentwicklungs-Perspektiven für Ihren neuen PIM-Prozess. Wir legen viel Wert darauf, unsere Kunden kennenzulernen und gemeinsam an ihrem zukunftssicheren Erfolg zu arbeiten.